En cualquier empresa, la gestión de proveedores es un aspecto clave para asegurar el éxito del negocio. Los proveedores son fundamentales para la obtención de insumos, materiales y productos que permiten el desarrollo de las actividades de la empresa. Una buena gestión de proveedores se traduce en una mejor relación calidad-precio, una mayor eficiencia en los procesos de compra y una reducción de costos. En este artículo, hablaremos sobre los conceptos clave en la gestión de proveedores y los procesos de compras. La gestión de proveedores se refiere a la estrategia y las actividades que se llevan a cabo para seleccionar, evaluar, negociar y establecer una relación duradera y eficaz con los proveedores de una empresa. El objetivo de la gestión de proveedores es asegurar que la empresa obtenga los insumos y materiales necesarios para desarrollar sus actividades, al mejor precio y con la calidad requerida.
¿En que consiste La Gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es un conjunto de procesos y prácticas que se utilizan para seleccionar, evaluar, desarrollar y mantener relaciones efectivas con los proveedores de una organización. El objetivo principal de la gestión de proveedores es garantizar que los productos y servicios que suministran los proveedores cumplan con los requisitos de calidad, costo, tiempo y cantidad establecidos por la organización.
La gestión de proveedores implica la identificación y selección de proveedores que puedan cumplir con los requisitos de la organización, así como la evaluación continua de su desempeño en términos de calidad, entrega, servicio al cliente y costos. También implica la negociación de contratos y acuerdos de servicio, la gestión de las relaciones con los proveedores, la resolución de problemas y conflictos y la mejora continua de la calidad y la eficiencia de la cadena de suministro.
Una gestión efectiva de proveedores puede proporcionar muchos beneficios a una organización, incluyendo una mayor eficiencia en la cadena de suministro, mejores precios y condiciones de compra, mayor calidad de los productos y servicios, y relaciones a largo plazo con proveedores confiables y valiosos.
Acerca del proceso de compras:
El proceso de compras es un conjunto de pasos o actividades que se realizan para adquirir bienes o servicios necesarios para una organización. A continuación, se describen los pasos típicos del proceso de compras:
▶ Identificación de necesidades: se identifican las necesidades de bienes o servicios que la organización requiere para operar o para desarrollar sus actividades.
▶ Búsqueda de proveedores: se identifican posibles proveedores que puedan satisfacer las necesidades de la organización, ya sea mediante la búsqueda de nuevos proveedores o la evaluación de proveedores existentes.
▶ Solicitud de cotizaciones: se solicita a los proveedores que envíen cotizaciones detalladas de los bienes o servicios que ofrecen, incluyendo precios, plazos de entrega y condiciones de pago.
▶ Selección del proveedor: se evalúan las cotizaciones recibidas de los proveedores y se selecciona el proveedor más adecuado en función de factores como precio, calidad, capacidad de entrega y servicio al cliente.
▶ Negociación de términos: se negocian los términos del acuerdo de compra con el proveedor seleccionado, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías, condiciones de pago y otros términos y condiciones.
▶ Creación de orden de compra: se emite una orden de compra para formalizar el acuerdo con el proveedor y se envía al proveedor para que comience la producción o el suministro de los bienes o servicios.
▶ Recepción y verificación de bienes o servicios: se reciben los bienes o servicios del proveedor y se verifican para asegurarse de que cumplen con los requisitos y las especificaciones acordados en la orden de compra.
▶ Pago al proveedor: se realiza el pago al proveedor de acuerdo con los términos y condiciones acordados en la orden de compra.
▶ Evaluación del desempeño del proveedor: se evalúa el desempeño del proveedor en función de los términos acordados en el contrato y se toman medidas para mejorar la relación con el proveedor o buscar otros proveedores en caso de incumplimiento.
Estos son los pasos generales del proceso de compras, sin embargo, las organizaciones pueden adaptar y personalizar el proceso de compras a sus necesidades y objetivos específicos.
¿Cuáles son los conceptos clave sobre proveedores a tener en cuenta?
Algunos conceptos clave sobre proveedores que son importantes tener en cuenta:
▸ Calidad: la calidad de los productos o servicios que suministra el proveedor es uno de los factores más importantes a considerar. Es importante asegurarse de que los productos o servicios cumplen con los requisitos y las especificaciones acordados.
▸ Costo: el costo de los productos o servicios que suministra el proveedor es otro factor clave a considerar. Es importante encontrar un equilibrio entre la calidad y el costo para garantizar que se estén obteniendo productos o servicios de calidad a un precio justo.
▸ Plazo de entrega: el plazo de entrega es un factor importante a considerar, especialmente si se trata de bienes o servicios críticos para la operación de la organización. Es importante asegurarse de que el proveedor puede cumplir con los plazos de entrega acordados.
▸ Capacidad: la capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos de la organización es un factor importante a considerar. Es importante evaluar la capacidad del proveedor para suministrar los productos o servicios en cantidad y calidad requerida, así como su capacidad para adaptarse a los cambios en la demanda o a los cambios en las especificaciones de los productos o servicios.
▸Innovación: la capacidad del proveedor para innovar y desarrollar nuevos productos o servicios puede ser un factor importante para algunas organizaciones. Es importante evaluar la capacidad del proveedor para ofrecer soluciones creativas y personalizadas que se adapten a las necesidades de la organización.
▸ Responsabilidad social: la responsabilidad social del proveedor también puede ser un factor importante para algunas organizaciones. Es importante evaluar si el proveedor cumple con los estándares éticos y sociales, como el respeto a los derechos humanos, la protección del medio ambiente y el cumplimiento de las normas laborales.
Estos son solo algunos de los conceptos clave a considerar al evaluar y seleccionar proveedores. La organización identifique los factores más importantes para sus necesidades y objetivos específicos y que evalúe a los proveedores en consecuencia.